Inhaltsverzeichnis
- WORUM GEHT ES IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG?
- WER IST FÜR DIE BEARBEITUNG IHRER DATEN VERANTWORTLICH?
- WELCHE DATEN BEARBEITEN WIR?
- WOHER STAMMEN DIE DATEN?
- ZU WELCHEN ZWECKEN BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?.
- WEM GEBEN WIR IHRE DATEN BEKANNT?
- GELANGEN IHRE PERSONALDATEN AUCH INS AUSLAND?
- WIE LANGE BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
- WELCHE RECHTE HABEN SIE?
- WIE BEARBEITEN WIR DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT UNSERER WEBSEITE
UND ÜBRIGEN DIGITALEN DIENSTEN? - WIE BEARBEITEN WIR AUF UNSEREN SEITEN IN SOZIALEN NETZWERKEN?
- KANN DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG GEÄNDERT WERDEN?
1. WORUM GEHT ES IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG?
Der Verein KiTa Sonneschii 5242 Birr und 5212 Hausen, (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie (z.B. Eltern, Vertragspartner), die betreuten Kinder («betreute Personen»), Bewerber im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens oder auch andere Personen («Dritte») betreffen. Diese Datenschutzerklärung schliesst die betreuten Personen jeweils mit ein, sofern nicht explizit abweichend kommuniziert wird.
In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie www.kita-sonneschii.ch verwenden, unsere Dienstleistungen nutzen, durch uns betreut werden, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Wir können Sie zusätzlich über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren (z.B. in Formularen, Vertragsbedingungen oder zusätzlichen Datenschutzerklärungen).
Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten». Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen und «Bearbeiten» bedeutet jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben und Löschen.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).
2. WER IST FÜR DIE BEARBEITUNG IHRER DATEN VERANTWORTLICH?
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist verantwortlich:
Verein KiTa Sonneschii
Holzgasse 26
5242 Birr
056 / 444 87 22 oder
3. WELCHE DATEN BEARBEITEN WIR?
Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten von Ihnen (betreute Personen
eingeschlossen). Die wichtigsten Kategorien sind die folgenden:
• Stammdaten: Das sind die Grunddaten wie z.B. Name, Kontaktdaten, Daten zur Person, Fotos, Betreuungs- und Kundenhistorie, Einwilligungserklärungen sowie Informationen über Dritte (z.B. Kontaktperson, Angaben zur Familie)
• Vertragsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen der Erbringung unserer Leistung sowie bei Vertragsabschlüssen anfallen, wie z.B. vertragliche Leistungen, Daten betreffend die Leistungserbringung, Daten aus dem Vorfeld des Vertragsabschlusses, Angaben zur Abwicklung (z.B. Rechnungsstellung) und Finanzdaten (z.B. Angaben über die wirtschaftlichen Verhältnisse zur Tarifeinstufung)
• Betreuungsdaten: Das sind Daten, welche das Betreuungsverhältnis betreffen und im Rahmen der Betreuung anfallen, wie z.B. Gesundheitsdaten (z.B. Allergien) oder Präferenzen (z.B. Essenswünsche). Das sind in der Regel Daten über die betreute Person, können aber auch Daten der Eltern oder sonstiger Dritten betreffen (z.B. weitere Bezugspersonen).
• Bewerberdaten: Das sind Daten, welche im Rahmen einer Bewerbung für eine Arbeitsstelle bei uns anfallen, wie z.B. beruflicher Werdegang, Aus- und Weiterbildungen, Referenzen und Daten aus öffentlichen Quelllen (z.B: Social Media und Internet). Darunter fallen auch Informationen über strafrechtliche Verurteilungen sowie Berufs- / Tätigkeitsverbote (insbesondere Strafregisterauszüge).
• Kommunikationsdaten: Das sind Daten, die im Zusammenhang von Kommunikation zwischen uns und mit Dritten anfallen (z.B. per E-Mail, Telefon, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel), wie z.B. Inhalte von E-Mails oder Briefen, Ihre Kontaktdaten sowie Randdaten der Kommunikation.
• Registrierungsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen einer Registrierung (z.B. Login- Bereiche, Newsletter) bei uns anfallen, respektive Sie uns angeben (z.B. E-Mail).
• Technische Daten: Das sind Daten, welche im Rahmen der Nutzung unserer elektronischen Angebote (z.B. Webseite) anfallen, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das
• Betriebssystem Ihres Endgeräts, die Region und der Zeitpunkt der Nutzung. Technische Daten für sich lassen grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zu.
• Verhaltens- und Präferenzdaten: Das sind Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, wie z.B. Reaktionen auf elektronische Mitteilungen, Navigation auf der Webseite, Interaktionen mit unseren Social Media Profilen, Teilnahme an Anlässen, gegeben falls ergänzt mit Angaben von Dritten (auch aus öffentlich zugänglichen Quellen).
• Sonstige Daten: Darunter fallen insbesondere: Daten, die im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren anfallen (z.B. Akten), Daten, die aufgrund des Gesundheitsschutzes (z.B. Schutzkonzepte) erhoben werden, Fotos, Video- oder Tonaufnahmen, die wir herstellen oder von Dritten erhalten und auf denen Sie erkennbar sind (z.B. an Anlässen, etc.), Teilnahmen an Anlässen.
4. WOHER STAMMEN DIE DATEN?
• Von Ihnen: Viele der von uns bearbeiteten Daten geben Sie uns selbst bekannt (z.B. im Zusammenhang mit unseren Leistungen oder der Kommunikation mit uns). Sie sind zur Bekanntgabe Ihrer Daten mit Ausnahmen in Einzelfällen (z.B. gesetzliche Verpflichtungen) nicht verpflichtet. Wenn Sie jedoch beispielsweise mit uns Verträge schliessen oder unsere Leistungen beanspruchen wollen, müssen Sie uns gewisse Daten bekanntgeben.
• Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Medien oder dem Internet inkl. Social Media) entnehmen oder diese von Behörden (z.B. Gemeinden, Aufsichtsbehörden), Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat und von sonstigen Dritten (z.B. Verbände) erhalten. Dazu gehören insbesondere die nachfolgenden Kategorien: Stammdaten, Vertragsdaten, Betreuungsdaten und sonstige Daten, aber auch alle anderen Datenkategorien gemäss Ziff. 3 sowie Daten aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten.
5. ZU WELCHEN ZWECKEN BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
• Kommunikation: Um mit Ihnen kommunizieren zu können (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, der Vertragsabwicklung und der Betreuung), bearbeiten wir Daten von Ihnen.
• Aufnahme, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Im Zusammenhang mit Vertragsabschlüssen bzw. Vertragsabwicklung mit Ihnen als Eltern oder erziehungsberechtige Person, Lieferanten und Dienstleister oder anderen Vertragspartnern bearbeiten wir Personendaten. Auch die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), die Buchführung, die Beendigung von Verträgen und die öffentliche Kommunikation gehören dazu. Wir bearbeiten auch Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses sowie zur Anbahnung des Arbeitsverhältnisses.
• Betreuung und Vermittlung von Betreuungsplätzen: Im Rahmen der Betreuung und zur Vermittlung von Betreuungsplätzen bearbeiten wir Daten von Ihnen, den betreuten Personen sowie Dritten.
• Marketingzwecke und zur Beziehungspflege: Zu Marketingzwecken und zur Beziehungspflege bearbeiten wir Daten bspw. um unsere Kunden, anderen Vertragspartnern und sonstige Interessenten personalisierte Werbung (z.B. als Drucksache per E-Mail oder via andere elektronische Kanäle) zu Dienstleistungen und sonstigen Neuigkeiten von uns zu senden. Sie können solche Kontakte jederzeit ablehnen bzw. eine Einwilligung in die Kontaktaufnahme für Werbezwecke durch Mitteilung an uns (Ziff. 0) verweigern oder widerrufen.
• Verbesserung unserer Dienstleistungen und unseres Betriebs: Um unsere Dienstleistungen (inkl. Webseite) laufend zu verbessern, analysieren wir bspw., wie Sie durch unsere Webseite navigieren oder welche Dienstleistungen von welchen Personengruppen in welcher Weise genutzt werden.
• Einhaltung von Gesetzten, Weisungen und Empfehlungen von Behörden: Im Rahmen der Einhaltung von Gesetzten und zur Erfüllung allfälliger gesetzlicher Aufgaben können wir Personendaten bearbeiten (z.B. Führen von Verzeichnissen auf Grund der Pflegekinderverordnung (PAVO), steuerrechtliche Pflichten oder für Gesundheitskonzepte). Ausserdem können bei internen Untersuchungen sowie bei externen Untersuchungen (z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte private Stelle) Datenbearbeitung erfolgen.
• Risikomanagement und Unternehmungsführung: Im Rahmen des Risikomangements (z.B. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und der Unternehmungsführung, einschliesslich unserer Betriebsorganisation (z.B. Ressourcenplanung) und Unternehmensentwicklung (z.B. An- und Verkauf von Betriebsteilen oder Unternehmen), können wir Personendaten bearbeiten.
• Weitere Zwecke: Zu diesen weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke, administrative Zwecke (z.B. die Verwaltung von Stammdaten oder die Buchhaltung), die Wahrung unserer Rechte und die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.
6. WEM GEBEN WIR IHRE DATEN BEKANNT?
Im Zusammenhang mit unseren Verträgen, der Webseite, unseren Dienstleistungen, unseren rechtlichen Pflichten oder sonst zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und den weiteren in Ziff. V aufgeführten Zwecken, übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Dritte insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:
• Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die (i) in unserem Auftrag, (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder (iii) in eigener
Verantwortung Daten bearbeiten (z.B. IT-Provider, Banken, Versicherungen). Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören.
• Vertragspartner, inklusive Eltern und betreute Person: Gemeint sind unsere Kunden (Eltern und erziehungsberechtigte Personen), die betreuten Personen und andere Vertragspartner von uns, wo sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt (z.B. weil wir einen Betreuungsvertrag geschlossen haben). Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Die Empfänger bearbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortlichkeit.
• Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden (z.B. KESB, Gemeinden, Aufsichtsbehörden) im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Wenn Sie sich bei uns für eine Arbeitsstelle bewerben, sind wir verpflichtet, insbesondere Ihre Personalien der zuständigen Aufsichtsbehörde bekanntzugeben, damit diese Ihren Leumund (insbesondre Strafregisterauszug) überprüfen kann. Die Empfänger bearbeiten die Daten in eigener Verantwortlichkeit.
Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).
7. GELANGEN IHRE PERSONENDATEN AUCH INS AUSLAND?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), im Ausnahmefall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister – aber potentiell in jedem Land der Welt.
Befindest sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutz (dazu verwenden wir die revidierten Standartvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? Abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlichen anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.
8. WIE LANGE BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmangementsystemen). Stehen keine
rechtlichen, vertraglichen Pflichten oder technische Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.
9. WELCHE RECHTE HABEN SIE?
Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlange, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder Ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen oder eine Einwilligung widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.
Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktdaten finden Sie in Ziff. 2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).
Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir behalten uns vor, Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.
10. WIE BEARBEITEN WIR DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT UNSERER WEBSEITE UND ÜBRIGEN DIGITALEN DIENSTEN?
Bei der Nutzung unserer Webseite (inkl. digitaler Angebote) fallen Daten an, die in Protokollen gespeichert werden (insbesondere technische Daten). Zudem können wir Cookies und ähnliche Techniken (z.B. Pixel-Tags oder Fingerprints) einsetzten, um Webseite Besucher wiederzuerkennen, Ihr Verhalten aufzuzeichnen und Präferenzen zu erkenne. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die zwischen dem Server und Ihrem System übermittelt wird und ermöglicht die Wiedererkennung eines bestimmten Geräts oder Browsers.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass dieser Cookies automatisch ablehnt, akzeptiert oder löscht. Sie können auch Cookies im Einzelfall deaktivieren oder löschen. Wie Sie die Cookies in Ihrem Browser verwalten können, erfahren Sie im Hilfemenü Ihres Browsers.
Sowohl die von uns erhobenen technischen Daten als auch Cookies enthalten in der Regel keine Personendaten.
Wir nutzen auch Social Media-Plug-Ins, das sind kleine Softwarebausteine, die eine Verbindung zwischen Ihrem Besuch auf unserer Webseite und einem Drittanbieter herstellen. Das Social Media-Plug-Ins teilt dem Drittanbieter mit, dass Sie unsere Webseite besucht haben und kann dem Drittanbieter Cookies übermitteln, die dieser zuvor auf Ihrem Webbrowser platziert hat. Weitere Informationen darüber, wie diese Drittanbieter Ihre über
Ihre Social Media-Plug-Ins gesammelten Personendaten verwenden, finden Sie in Ihrem jeweiligen Datenschutzhinweisen.
Daneben nutzen wir eigene Tools sowie Dienste von Drittanbietern (welche ihrerseits Cookies einsetzen können) auf unserer Webseite, insbesondere die Funktionalität oder den Inhalt unserer Webseite zu verbessern (z.B. Integration von Videos oder Karten), Statistiken zu erstellen sowie Werbung zu schalten.
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Einige der von uns eingesetzten Drittanbieter befinden sich möglicherweise ausserhalb der Schweiz. Informationen zur Datenbekanntgabe ins Ausland finden Sie unter Ziff. 7
11. WIE BEARBEITEN WIR AUF UNSEREN SEITEN IN SOZIALEN NETZWERKEN?
Wir können auf sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen Seiten und sonstige Online-Präsenzen betreiben und in diesem Zusammenhang Daten über Sie bearbeiten. Dabei erhalten wir Daten von Ihnen (z.B., wenn Sie mit uns kommunizieren oder unsere Inhalte kommentieren) und von den Plattformen (z.B. Statistiken). Die Anbieter der Plattformen können Ihre Nutzung analysieren und diese Daten zusammen mit anderen Daten, die ihnen über Sie vorliegen, bearbeiten. Sie bearbeiten diese Daten auch für ihre eigene Zwecke (z.B. Marketing- und Marktforschungszwecke oder zur Verwaltung ihrer Plattformen) und handeln zu diesem Zweck als eigene Verantwortliche. Weitere Informationen zur Bearbeitung durch die Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattformen.
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12. KANN DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG GEÄNDERT WERDEN?
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